אל תעשו את זה לבד
מסיבת הפתעה דורשת הליך ארגון מורכב ומאתגר – ומאוד יכול להיות שלא תצליחו לעשות את כל הנדרש לבדכם.
ההמלצה היא לבחור שותף (או אפילו מספר שותפים) אשר מכיר או מכירים לעומק את בעל השמחה, והוא פנוי לסייע לכם בהפקת האירוע.
כשיהיה לכם שותף שכזה, תוכלו לחלק את המשימות ביניכם וכאמור, מדובר ברשימה ארוכה של מטלות – ההמלצה היא לוודא שכל אחד יקבל את המטלות שהוא יותר מחובר אליהן ושיותר נוח לו לבצע אותן.
ציינו בהזמנה שמדובר במסיבת הפתעה
בכדי למנוע מאחד המוזמנים להדליף פרטים על המסיבה – פרטים שיכולים להגיע בקלות לבעל השמחה. ההמלצה היא לציין באופן חד משמעי בהזמנה שמדובר במסיבת הפתעה. אם יש הנחיות מיוחדות מהאורחים, כדאי שתציינו אותם בעת ניסוח ההזמנה, בין היתר: הדרך לאישור ההגעה, היכן המסיבה אמורה להתקיים, מה השעה מדויקת בה ניתן להגיע למסיבה ועוד..
פעולת הסחה
אם אתם רוצים להבטיח שבעל השמחה אכן יופתע, עליכם לייצר פעולת הסחה – בשביל זה תצטרכו לתאם אם אדם קרוב אליו, שידאג להעסיק אותו או להביא אותו למקום האירוע בזמן המבוקש. ההמלצה היא להשקיע בסיפור הכיסוי, לקחת בחשבון את כל הפרטים והגורמים המשפיעים – ומצאו תשובות לשאלות אשר יכולות לעלות.
הדבר המאתגר ביותר יהיה כמובן, להסביר לבעל השמחה מהי הסיבה בגינה הוא אמור להגיע למקום האירוע.. (אלא אם כן המסיבה מתקיימת בבית שלו ואז צריך לחפש סיבה להוציא אות מהבית) .
תכננו בצורה מקיפה ומקצועית את המסיבה
במקרים רבים, ההשקעה באלמנט ההפתעה, תמנע ממכם את הפוקוס מהמסיבה עצמה. לכן, קיימת חשיבות גבוהה שתשימו דגש על כל אותם הפרמטרים אשר יאפשרו לכם להוציא אל הפועל את המסיבה עליה אתם חולמים ולא פחות מכך.
לכן, בהליך הפקת המסיבה קיימת חשיבות גבוהה לשים דגש על הפרמטרים הבאים:
• עיצוב המקום – יש להקפיד ולעצב את המקום בצורה אטרקטיבית ומותאמת לאירוע. כמובן, אם מדובר בבית שלכם תוכלו לעצב את הבית באופן עצמאי. אם אתם שוכרים מקום לצורך קיום האירוע, תוכלו לבקש מהצוות שיבצע את העיצוב בעבורכם.
• קונספט האירוע – מסיבה מוצלחת יכולה להתבסס במקרים רבים על קונספט – לדוגמא, מסיבה ברוח שנות ה-60, ה-70 וכיוצא בזה.. תוכלו לעשות שימוש באלמנטים שונים אשר יאפשרו לעצב את המקום בהתבסס על אותו הקונספט.
• אטרקציות או הפעלות - בחירה באטרקציות, הפעלות או תכנים מיוחדים יכולה לתרום תרומה גדולה להצלחת המסיבה. ולכן, חשוב לשים דש גם על הנושא הזה בהליך תכנון המסיבה.
• אוכל – כמובן, שלאוכל שיוגש לאורחים יש משמעות רבה בשאלה אם האירוע יהווה כסיפור הצלחה. תוכלו להחליט אם אתם רוצים להכין את האוכל לבדכם, אם להגיש כיבוד קל בלבד, אם להזמין שירותי קייטרינג, אוכל ממסעדה וכיוצא בזה.. הכול בהתאם לתקציב שלכם, להעדפות שונות ועוד..
כמובן, שאם אתם מרגישים שאתם לא מסוגלים לעשות את זה לבד, תמיד תוכלו להסתייע בחברה או איש מקצוע אשר מתמחה בתחום של הפקת אירועים, על מנת שיסייע אתכם וילווה אתכם לאורך כל שלבים.
מוגש מטעם: דיפלומה
